Managementondersteuner

Rijkswaterstaat Verkeer- en watermanagement

Vacature in het kort

Nog 14 dagen

Vacaturenummer:
VWM-D-533
Standplaats:
Utrecht
Niveau:
MBO
Dienstverband:
Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Functietype:
Uitvoerend / Ondersteunend
Vakgebied:
Administratief / secretarieel
Functiegroep:
Managementondersteuner
Uren per week:
Max 36 per week
Maandsalaris:
Max €3013 (bruto)
Reageren vóór:
30-10-2018

Functieomschrijving

Een goedlopende organisatie vraagt om goedlopend management. En goedlopend management kan niet zonder de juiste ondersteuning. Als efficiënte duizendpoot ben jij dan ook onmisbaar binnen onze pool van managementondersteuners. Je vormt voor je directeur de essentiële schakel in ondersteunende en administratieve werkprocessen.

De dynamische context waarbinnen je werkt, doet een beroep op jouw enthousiasme, klantgerichtheid, integriteit en coördinatievermogen. Je beheert de agenda van je directeur en staat de mensen te woord die telefonisch contact opnemen. Informatie en contacten filter je op relevantie. Uiteenlopende vragen handel je zelfstandig af. Je stemt zaken inhoudelijk en procedureel af met verschillende in- en externe partijen. Ook bewaak je de diverse informatiestromen. Je maakt (digitale) dossiers aan en verwerkt e-mails en post. (tot memo’s en rapporten die passen binnen de huisstijl van Rijkswaterstaat.) Uiteraard ga je goed om met de soms vertrouwelijke, personele en bedrijfsmatige informatie.

Je bewaakt de acties die je directeur moet uitvoeren en zet ze indien nodig alvast in gang. Voor diverse overleggen stel je de agenda op. (notuleer je en maak je de verslagen.) Ook ondersteun je bij het ontwikkelen van communicatie-uitingen en maak je zelfstandig presentaties. Je organiseert bijeenkomsten en zorgt voor de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld videoconferenties.

Als een spin in het web onderhoud je een relevant relatienetwerk. Je gaat zorgzaam om met de in- en externe contacten van je directieteam, ontvangt bezoekers en wisselt informatie over lopende zaken uit met externe opdrachtgevers. Bovendien heb je regelmatig contact met je collega-managementondersteuners en neem je deel aan gezamelijke bijeenkomsten. Met jouw expertise draag je bij aan het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve werkprocessen van Rijkswaterstaat. Je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van ondersteuning aan álle directeuren, dus niet alleen voor die aan je eigen directeur.

Functie-eisen

  • Je hebt een mbo-diploma in een secretariële richting en minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Je hebt kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodes, secretarieel beheer en algemene secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
  • Je hebt inzicht in functionele verhoudingen, belangen, gevoeligheden en relevante administratieve processen binnen de organisatie.
  • Je hebt kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken en kunt goed overweg met Word, Excel, Outlook en PowerPoint.
  • Je spreekt en schrijft goed Engels.
  • Je kunt proactief optreden.
  • Je bent flexibel en in staat de voortgang van werkzaamheden te bewaken.
  • Je bent klantgericht, leert graag en snel en kunt goed plannen, organiseren en samenwerken.
  • Je herkent je in onze kernwaarden: resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau:
schaal 7
Salaris:
Min €2312 - Max €3013 bruto per maand. Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.
Dienstverband:
Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Minimaal aantal uren per week:
Maximaal aantal uren per week:
36

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering, de zogenaamde 13e maand. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 55% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien heb je een aantal individuele keuzemogelijkheden bij het samenstellen van je arbeidsvoorwaardenpakket.

Bijzonderheden

Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces.

Je kunt nog tot 30-10-2018 solliciteren

Digitaal Solliciteren

Solliciteer snel en gemakkelijk op deze vacature. Zowel mannen als vrouwen worden uitgenodigd te solliciteren, tenzij anders vermeld. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Direct Solliciteren
Direct Solliciteren

Ben van de Vorle

06-51894764

Ken jij de geschikte kandidaat?

Tip hem of haar via: