De traditionele archivaris ga je bij Rijkswaterstaat niet vinden!

Na een studie bedrijfswetenschappen, een master kennismanagement en enkele banen bij overheidsinstanties viel het oog van Vincent Teerling op een vacature binnen Documentair Informatie Management (DIM) bij Rijkswaterstaat. “In die tijd werden volop stappen gezet naar digitalisering. Minder focus op papier, maar kijken hoe je processen, mensen en systemen op elkaar kunt laten aansluiten. Dat proces boeide mij! In de vacature gaf Rijkswaterstaat aan daarmee volop bezig te zijn.” De stap naar Rijkswaterstaat was voor Vincent dan ook logisch. In vijf vragen en antwoorden neem hij ons mee in de wereld van DIM.

Hoe ziet een werkdag er voor jou uit?

“Geen dag is hetzelfde. Omdat DIM iedereen raakt, heb ik dagelijks te maken met veel verschillende mensen. Dat kunnen projectteams zijn die willen weten hoe zij het beste hun documenten of data, bijvoorbeeld over geluidsmetingen langs snelwegen, kunnen opslaan. Ook praat ik veel met collega’s in aanpalende informatiegebieden zoals ICT, beheer en kennismanagement: aan welke informatie hebben onze gebruikers behoefte en hoe kunnen wij het vinden van deze informatie zo makkelijk mogelijk maken? Er werken hier ongeveer zestig DIM-collega’s en we opereren vaak in projectverband. Ik ben dus veel in overleg en werk adviezen uit. Ook geef ik DIM-workshops en bezoek ik regelmatig symposia, bijeenkomsten van relevante community’s en presentaties van best practices.”

Met welke concrete projecten ben je nu bezig?

“Dat zijn er meerdere, verschillend van omvang en duur. Zo is er het pilotproject rond de duurzame bewaring van datasets. Mijn vakgebied besteedt van oudsher veel aandacht aan de opslag en het beheer van traditionele documenten, maar rondom data kunnen we nog belangrijke stappen maken. Met een pilotgroep onderzoeken we strategieën voor het optimaal langdurig opslaan van data. Een ander actueel project is de sanering en digitalisering van ons ‘technisch archief’. Rijkswaterstaat beheert duizenden wegen, bruggen, sluizen en andere kunstwerken die al vele tientallen jaren oud zijn. De informatie die hierover verzameld is, staat voornamelijk op papier. We zijn deze documenten nu aan het digitaliseren en aan het samenvoegen met recentere, digitale informatie. Naast deze langlopende projecten zijn er ook kortlopende projecten. Zo ontstaat er een mooie balans tussen snel een vraagstuk beantwoorden, en strategisch nadenken over langetermijnoplossingen.”

Wat maakt jouw werk zo interessant?

“Informatie is de levensader van organisaties: je hebt deze nodig om de juiste beslissingen te nemen, maar ook om deze te kunnen verantwoorden. De vraag hoe je informatie en kennis ophaalt, structureert en voor iedereen toegankelijk maakt, is niet alleen legitiem maar ook essentieel. Neem bijvoorbeeld de grootschalige renovatie van onze kunstwerken, maar ook de klimaatuitdagingen waarmee we de komende jaren te maken krijgen. Rijkswaterstaat moet op tal van ontwikkelingen goed voorbereid zijn en zowel in- als extern samenwerken. Door informatie, data en kennis effectief toegankelijk te maken en te delen kunnen we beter handelen en situaties proactief inschatten en aanpakken. DIM is dus onmisbaar.”

Waarom zou iemand solliciteren naar een DIM-functie bij Rijkswaterstaat?

“Als er ergens veel afwisseling is, is het hier. Omdat Rijkswaterstaat zo’n omvangrijke organisatie is met complexe projecten geldt: never a dull moment. Je bent continu in contact met mensen uit verschillende disciplines. Niet alleen in-, maar ook extern heb je veel contacten, onder meer met marktpartijen en andere overheidsinstanties. Ben je thuis in het vakgebied DIM? Dan is dit echt een hele mooie plek om te werken. We denken hier niet traditioneel; omdat het werk van Rijkswaterstaat continu moet voldoet aan de nieuwste standaarden, state of the art, bewegen ook de DIM-functies continu mee. DIM is hier proactief en pionierend.”

Wat vraagt het van iemand om dit werk goed te kunnen doen?

“Omdat samenwerking essentieel is, moet je kunnen denken in allianties en belangen goed aanvoelen. Het gaat om dat wat ons verbindt en niet om dat wat ons scheidt. Ook is het fijn als je flexibel bent in je denken. DIM heeft enerzijds te maken met strikte richtlijnen, maar in de praktijk van Rijkswaterstaat moet DIM juist meebewegen. Deze tegenstelling vraagt om creatieve oplossingen en dus is het belangrijk dat je anders durft te denken. Ondernemende DIM-specialisten die proactief handelen, zijn hier op hun plek. De traditionele archivaris ga je hier niet vinden!”

Wil jij nieuwe collega van Vincent worden? Bekijk dan hier de vacatures